Tyto zásady vydala a dodržuje Bytové družstvo Dubrovnická 1053/5, IČ 279 16 138, Praha 5 - Košíře, Dubrovnická 1053/5, PSČ 15000, IČ: 279 16 138, za které jedná jeho předseda Daniel Škrobánek, a místopředsedkyně Alena Horná, zapsané v obchodním rejstříku vedeném MS v Praze, oddíl Dr, vložka 6813 (dále jen „BD“).
Naším cílem je správa členských podílů v bytovém družstvu a související administrativa, přičemž dochází ke zpracování osobních údajů. BD bude nejčastěji v pozici správce osobních údajů.
Svěřené osobní údaje členů je potřeba chránit na vysoké úrovni, proto byla přijata řada bezpečnostních, technických i organizačních opatření.
CITLIVÝ ÚDAJ - informace vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů, nebo jakýkoli biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů;
ČLEN – osoba, která je členem bytového družstva, vlastní družstevní podíl;
GDPR - Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679;
OSOBNÍ ÚDAJ - jakékoli informace o subjektu údajů na jejichž základě jej lze přímo či nepřímo identifikovat;
SPRÁVCE – určuje cíle a prostředky zpracování. Pro potřeby těchto zásad je to BD;
SUBJEKT ÚDAJŮ - fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o Člena případně nájemce;
ZPRACOVATEL – vykonává činnosti zpracování na základě smlouvy nebo jiného pověření pro Správce;
- ZÁKLADNÍ INFORMACE
BD zpracovává osobní údaje Členů. Určuje cíle a prostředky zpracování.
Kategorie osobních údajů: jméno, přijímení, e-mail, mobilní telefon, adresa, datum narození, bankovní spojení, akademický titul. Předpis a evidence plateb (vyúčtování služeb, informace o výši splacené anuity, podlahová plocha) evidence klíčů a čipů. Uživatelské jméno, IP Adresa. BD nezpracovává Citlivé osobní údaje.
BD zpracovává osobní údaje výhradně za účelem svého řádného fungování. Nečiní žádné marketingové aktivity a nemá tak potřebu zpracovávat osobní údaje za tímto účelem.
Kategorie osobních údajů podnájemníka a dalších osob žijících v bytě (žádost o souhlas s podnájem). Jméno, přijímení, e-mail, mobilní telefon, adresa, datum narození, bankovní spojení, akademický titul.
V souvislosti s podnájmem bytu může dojít ke zpracování osobních údajů podnájemce a osob, které žijí v bytě. BD tak činí na základě oprávněného zájmu chránit svůj majetek, k zajištění užívání bytu s Domovním řádem a stanovami BD, jakož i k zajištění dobrých sousedských vztahů.
Subjekty údajů poskytují dobrovolně osobní údaje Správci, a to, jakmile se stanou členy BD nebo případně nájemníky.
Webové stránky. Správce zpracovává informace o tom, kdy subjekty údajů navštíví a prohlíží si webové stránky www.bd-dubrovnicka.cz. Tyto informace mohou zahrnovat IP adresu, operační systém, ID prohlížeče, aktivitu na webu a další informace o interakci s webovými stránkami.
Analýza a statistiky. Webové stránky Správce monitoruje a analyzuje pomocí analytických služeb. Žádné z údajů, které pomocí této služby Správce analyzuje, nejsou osobními údaji. Pomocí této služby Správce zjišťuje návštěvnost a geografické údaje, informace o prohlížeči a operačního systému. Všechny tyto informace mohou být využívány pro účely dalšího zlepšování webových stránek a obsahu a také pro účely právní ochrany, případně jiných oprávněných zájmů.
- ZÁKONNÉ DŮVODY A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ
Družstvo je oprávněno zpracovávat osobní údaje pouze na základě jednoho ze zákonných důvodu zpracování, ve vztahu k družstvu pak půjde nejčastěji o zpracování nezbytné pro splnění právních povinností, které se na družstvo vztahují, nebo zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, příp. půjde o zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů družstva či třetí strany (za podmínky, že tyto oprávněné zájmy nepředčí základní práva a svobody subjektů údajů).
V případě, že se neuplatní žádný jiný zákonný důvod zpracování a družstvo bude chtít určité osobní údaje i přesto zpracovávat (např. rodná čísla subjektů údajů), bude si muset opatřit k příslušnému zpracování souhlas subjektu údajů pro jeden či více konkrétních účelů takového zpracování.
Souhlas subjektu údajů dle předchozího odstavce tohoto článku směrnice musí být svobodným, konkrétním, informovaným a jednoznačným projevem vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Žádost družstva o vyjádření souhlasu se zpracováním osobních údajů musí být družstvem předložena takovým způsobem, který je od jiných skutečností, ke kterým se případně subjekt údajů vyjadřuje, jasně odlišitelný, a je srozumitelný a snadno přístupný za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.
Družstvo musí být schopné udělení souhlasu subjektem údajů v případě potřeby doložit.
Družstvo musí subjekt údajů informovat o právu subjektu údajů kdykoliv souhlas se zpracováním svých osobních údajů odvolat, přičemž družstvo musí zajistit, aby odvolání souhlasu subjektu údajů bylo stejně snadné, jako jeho poskytnutí.
Všechny zmíněné informace BD zpracovává a jsou nezbytné k naplnění níže uvedených účelů:
- Plnění zákonných požadavků podle Občanského zákoníku, Zákona o obchodních korporacích a zákona o vykonávání správy nemovitostí.
- Plnění zákonných požadavků včetně účasti v soudních řízeních a na zákonných požadavků orgánů veřejné správy, včetně dodržování národní bezpečnosti nebo práva.
- Plnění oprávněných zájmů na ochranu majetku BD
- Evidence žádostí o souhlas s podnájmem.
Komunikace se členy. Členové BD mohou obdržet do poštovní schránky nebo e-maily týkající se vyúčtování nebo nutné administrativy. Může se jednat například o sdělení o aktualizacích těchto Zásad ochrany osobních údajů případně informace o připravovaných schůzích, sdělení o kontrolách.
Uživatelský účet. Členům BD je na webových stránkách zřízen Uživatelský účet. Některé informace tak mohou být zpřístupněny členům pouze prostřednictvím Uživatelského účtu. Svěřené heslo jsou členové povinni uchovávat v tajnosti.
Plánovaná doba zpracování. Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu zpracování, nejdéle však do uplynutí doby 10 let ode dne zániku členství v BD, ledaže se jedná o archiv nezbytný k doložení vlastnických vztahů v BD. Uživatelský účet je smazán nejpozději 1 rok po zániku členství v BD. Evidence žádostí o souhlas s podnájmem je smazána nejpozději 4 roky od ukončení nájemního vztahu.
- TECHNICKÁ, BEZPEČNOSTÍ A ORGANIZAČNÍ OPATŘENÍ
BD dbá na bezpečnost osobních dat, které subjekty údajů poskytují. BD splňuje přísné požadavky stran.
BD nemůže zveřejnit všechny detaily a okolnosti technické povahy, kterými chrání osobní údaje, které zpracovává. Zveřejněním detailů by mohlo dojít k usnadnění cesty těm, kteří by o prolomení systémů a bezpečnostních bariér mohli usilovat.
Všichni, kteří mají přístup Osobním údajům jsou zavázáni mlčenlivostí a musí respektovat bezpečnostní zásady.
Veškeré dokumenty jsou uloženy bezpečně, v uzamykatelné místnosti a skříni. Evidence vedené v papírové formě jsou vedeny jen tam, kde je to nezbytně nutné.
- PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM STRANÁM
Osobní údaje jsou předávány pouze v režimu zpracovatelské smlouvy případně smlouvy společných správců, a to následujícím subjektům:
Naši zpracovatelé. Správce BD používá pouze prověřené zpracovatele, se kterými má uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří poskytují BD minimálně stejné záruky jako BD svým Uživatelům.
Zpracování osobních údajů je prováděno Správcem, osobní údaje však pro Správce mohou zpracovávat i tito zpracovatelé:
- SBD Praha 6 Správa Nemovitosti, vedení účetnictví a vedení členských podílů
- Profitherm CZ, odečty vody a topení
- AXON Praha – vyúčtování služeb
- Kaltmayer, s.r.o. – klíče s čipy
- Případně další poskytovatelé zpracovatelských softwarů, služeb (administrátor webu)
Zákonné povinnosti. Osobní údaje mohou být předány třetím osobám také v případě, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.
Plnění smluvních povinností. BD předává jednou ročně evidenci členů úvěrující bance, neboť je k takové povinnosti zavázáno ze smlouvy o úvěru.
- Práva subjektů údajů
Správce je možné požádat o přístup k osobním údajům a požádat o opravu, změnu nebo odstranění osobních údajů tam, kde jsou nepřesné nebo byly zpracovány v rozporu s platnými zákony na ochranu osobních údajů. Lze tak učinit na e-mailu
BD má k dispozici poštovní schránku v domě, kde je možné kdykoli hodit dopis, případně jej zaslat na adresu BD prostřednictvím poštovních služeb.
Správce usiluje o to, aby právům subjektů údajů neprodleně dokázal vyhovět, nejpozději 30 dnů, v mimořádných situacích pak nejpozději ve lhůtě 90 dnů, o čemž je žadatel informován. Nicméně mohou nastat okolnosti, za kterých BD poskytnout přístup nemůže (například pokud žádané informace ohrožují soukromí jiných osob nebo jiná oprávněná práva, nebo tam, kde by náklady na poskytnutí přístupu byly nepřiměřené rizikům ohrožujícím soukromí jednotlivce v daném případě). BD podnikne přiměřené kroky k ověření vaší totožnosti před tím, než udělí přístup k vašim osobním údajům nebo provede jakékoli změny.
1. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR budete mít právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od Správce:
- potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
- informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
- v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
2. Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů. Subjekt údajů má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm BD zpracovává, nejsou přesné. Opravu provede BD bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.
3. Právo na výmaz
Dle čl. 17 GDPR bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Správce má nastaveny mechanismy pro zajištění anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány.
4. Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.
5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování
Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude BD informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.
6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat o předání těchto údajů jinému správci.
Pokud v souvislosti se Smlouvou o poskytování služeb BD nebo na základě souhlasu poskytnete osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, máte právo od BDu získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět.
7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu.
V případě, že Správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to e-mailem, dopisem nebo osobně na schůzi BD.
9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Správce BD uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.
- Závěr
Změny. Tyto zásady mohou být změněny pouze písemným dodatkem, o tom budou uživatelé informováni prostřednictvím nastěnky v přízemí domu, na webových stránek https://www.bd-dubrovnicka.cz/ nebo prostřednictvím uživatelského účtu.
Kontakt. V případě jakýchkoli dotazů stran našich Zásad zpracování osobních údajů se na nás prosím s důvěrou obraťte prostřednictvím poštovní schránky BD nebo na e-mailu